Главная → Для работодателя → Составление должностных инструкций

Должностные инструкции недооценивают как руководители, так и подчиненные. Первые думают, что должностную инструкцию можно заменить личным общением, в крайнем случае – надавить на сотрудника, вторые – что их кроме них никто не читает, и естественно, не знает.

В действительности, должностная инструкция должна определять полномочия исполнителя, его сферу ответственности и служить гарантом его вовлеченности в процесс, а для руководителя являться подтверждением его правоты и не только перед   трудовой инспекцией. Единственное предназначение нормативного документа — ответить на вопрос исполнителя “Что делать?” перед началом работ и на вопрос руководителя “Кто виноват?” в случае, когда полученный результат не совпал с задуманным.

Предлагаем Вашему вниманию несколько заблуждений, которые влияют на составление грамотного функцинального документа.

Заблуждение № 1

Не надо думать, будто только ознакомившись с должностной инструкцией, работник будет счастлив и конечно, кинется ее выполнять. Руководитель должен смотивировать его к исполнению обязанностей.

Заблуждение № 2

Наличие должностной инструкции избавит руководителя от недобросовестных исполнителей своих обязанностей. Ни в коем разе. Не забывайте, что самое сладкое слово в русском языке – халява, и действуйте в соответствии с этим. Рано или поздно сотрудники расслабляются – даже самые лояльные к вашей компании, и приходится применять все, вплоть до тяжелой артиллерии, дабы вернуть их в родную колею.

Заблуждение № 3

Чем занимаются Ваши люди? Спросите у них. Каждый сотрудник должен четко знать, за что он ответственный, какая часть процесса лежит на его плечах, какая  - на том парне из соседнего отдела. Ведь при ответственности за один процесс вдвоем не найдешь крайнего. А при аврале можно вообще потерять часть функций.

Заблуждение № 4

Не надо в должностную инструкцию описывать все обязанности. Типичная процедура по качеству в японской системе менеджмента для плотника выглядит так: «Возьмите в правую руку молоток на расстояние 1-12 см. от края ручки.  Поверните молоток тупым концом по направлению к прибиваемому предмету. Возьмите в левую руку гвоздь по направлению острым концом к  прибиваемому предмету…..». Исключите такие описания из должностной инструкции, оставьте их для рабочей инструкции. Пишите четко и емко – «Поиск новых клиентов, соответственно утвержденному плану», «Представление Работодателя в Арбитражном суде» и пр. Это не позволит работнику растечься мыслью по древу при прочтении и не понять, что хочет работодатель в полном объеме.

Заблуждение № 5

Должностные инструкции составляет руководитель сотрудника. Или сам сотрудник. Или специалист отдела кадров. Или их скачивают с Интернета. Нет. Идеальный вариант – когда составляется «фотография рабочего дня сотрудника» - т.е. сам сотрудник в течение недели ведет что-то типа дневника (кто проходил практику в учебном заведении – помнят что это такое) в котом по часам с разделением на дни описывает, что он делает. Данный вариант читает руководитель (тут не надо ссылаться на загруженность и большой объем работ), что то добавляет, убирает, передает специалисту по кадрам. После правок и вставок специалиста по кадрам (если они капитальные, то обязательно должны согласовываться с непосредственным руководителем) инструкция передается юрисконсульту, который проверяет, не произошло ли нарушения действующего законодательства. И лишь после этого должностная инструкция утверждается руководителем, ответственным за процесс утверждения нормативных кадровых документов.

 Рассмотрим разделы, из которых состоит должностная инструкция

Раздел 1 “Общие положения”.  Первый пункт определяет функциональные обязанности, права и ответственность работника, на которого пишется данная инструкция.

Так же в данном разделе указывается, кем назначается на должность данный сотрудник, в соответствии с каким распорядительным документом, кому он подчиняется (непосредственное подчинение).

Еще одна особенность – не забывайте описать требования к соискателю – образование, стаж работы и пр.

Заключается раздел  перечнем нормативных актов, которые должен знать и применять сотрудник в своей работе.

Раздел 2 “Функции и задачи”, «Цели и задачи». С этого раздела собственно и начинается нормативный документ. Если общие и заключительные положения можно применить к нескольким должностным инструкциям, написанным для разных должностей, то ко второму разделу нужно приступать чётко понимая, зачем нужен этот документ.

Помните: задачи должны быть измеримы и достижимы!

Функции и задачи включает в себя описание стратегических целей, задач сотрудника, обобщенно – для чего Вы принимаете человека на данную должность, в чем будет состоять его конкретная польза для Вашей организации.  По сути – это обязанности Вашего сотрудника как ежедневные, так и выполняемые раз в месяц или раз в год.

Раздел 3 "Права". Естественно, надо указать и права сотрудника – но указать их в объеме рабочих отношений с руководителем.

Раздел 4 "Ответственность". В этом разделе идет перечисление ответственности сотрудника – конкретно за что, по каким критериям определяется его неисполнение данной должностной инструкции – к примеру – нарушение Правил внутреннего трудового распорядка. Тут можно описать все достаточно подробно, обстоятельно продумав, за что Вы будете спрашивать с сотрудника и лишать его премии.

Раздел 5 "Условия работы". Здесь чаще всего делают ссылку на существующие правила внутреннего трудового распорядка.

 В конце документы обязательны строки: «С инструкцией ознакомлен, подпись, дата, один экземпляр получил».